3º CÓMO FUNCIONAN LAS FASES DE LOS PEDIDOS EN PEDIDO EN COLAS

Una vez que hemos visto todas las funcionalidades de Pedido en Colas y cómo se activa, nos centraremos en las fases de los pedidos dentro del Panel de gestión y del Software del Punto de Venta (POS).

Un pedido pasa por las siguientes fases: nuevo, aceptado, rechazado, en la cocina, preparado, enviado, servido, cancelado, caducado y finalizado.

Para poder ver el estado de cada uno, desde el Panel de gestión podrás acceder a ellos clicando en Pedidos.

Una vez dentro, en el panel aparecerán en resumen, las diferentes herramientas que ponemos a tu servicio: PlaceIn Order – Colas; PlaceIn Order – Pedido en Mesa; PlaceIn Wherever - Delivery o PlaceIn Wherever – Take Away.

Desde las pestañas de despliegue superiores, podremos filtrar por restaurante, por servicio (en este caso Colas para Pedido en Cola), por estado del pedido e incluso por fecha desde donde queremos buscar, usando el selector Fecha desde.

Una vez que filtrada la búsqueda, en la línea del pedido podrás ver en un vistazo rápido la información básica como la fecha de creación, el número del teléfono del cliente, si el pedido está pagado o no y el estado del este.

Si quieres ver la ficha del pedido completo, clica en Detalles en la fila del pedido.

Dentro de la ficha de Detalle, podremos Avanzar el estado del pedido por las diferentes fases, en este caso lo hemos avanzado a Aceptado. Todo cambio que realices aquí se verá reflejada en la ficha del pedido que tiene el cliente en su dispositivo, informándole debidamente de todas las fases que atraviese el pedido.

• Si clicas de nuevo en “Avanzar a estado:”, el siguiente que nos encontramos será el de “En la cocina” con el que indicas al cliente que su pedido está en preparación.

• El siguiente estado sería “Preparado”, indicando al cliente que el pedido ya está elaborado y que se servirá en breve.

• Y para finalizar, llegarás al estado de “Servido”, significando que el cliente ya está disfrutando de su pedido.

También tienes los estados de Rechazar pedido y Cancelar pedido, que te resultarán muy útiles si tienes cualquier incidencia con el mismo debido a algún inconveniente que haya podido surgir durante el proceso o cualquier otra situación.

Devoluciones del importe de pedidos rechazados o cancelados

En el caso de que hayas rechazado o cancelado un pedido, tendrás que hacer una devolución del importe a tus clientes. Ten en cuenta que esta devolución debería hacerse en las primeras 24 horas. 

Accede a tu Panel de gestión, a la sección de Movimientos y clicar en Detalles del pedido que quieres devolver el dinero.

Una vez que has clicado en Detalles, se te abrirá una ventana emergente con la información de la transacción. Al final de la ventana tienes un botón en verde con el título Devolver dinero.

Haz clic encima y solucionado. Fíjate en el mensaje informativo al lado derecho de la pantalla y el nuevo estado del pedido devuelto. Hay dos estados:

• Devuelta: aquellas transacciones que se han completado
• Devolución: aquella transacción en proceso de devolución

Conexión con tu Punto de Venta

Esta gestión del estado de los pedidos se tiene que realizar también desde tu Punto de Venta (POS). Si dentro de tu servicio tienes contratado con nosotros también el POS, tendrás un espacio como este donde podrás tener cada uno de los pedidos con su estado actual especificado en la parte superior.

El estado “Nuevo” corresponde a un pedido que no ha sido atendido aún, por lo que habría que pasarlo a “Aceptado” para comenzar el proceso. Puedes pedirnos que configuremos el POS para que el estado se acepte automáticamente o que, por el contrario, tú o tu personal lo tengáis que aceptar de forma manual desde el TPV. 

Nosotros te aconsejamos mantenerlo en manual, ya que de esa forma tienes más control sobre el proceso y puedes cancelarlo o rechazarlo en caso de que alguna incidencia te impida atenderlo, como la falta de stock o haber entrado fuera de horario de cocina.

Si clicas sobre la ficha del pedido, podrás ver el resumen completo del mismo e ir avanzando los estados en la pestaña de “Cambiar estados”.

Al hacer clic en ella, aparecerán todos los estados listados y tú podrás elegir aquel que se ajuste mejor al momento en el que se encuentra el pedido.

El color de la pastilla cambiará al momento para indicar el estado en el que se encuentra, como puedes ver cada uno de los estados tiene su propio código de color distintivo.

Estados en la Carta Digital

Cualquier cambio que realices se verá reflejado en el dispositivo del cliente.

Para poder consultar este estado el cliente accederá a su usuario desde la burbuja con su inicial que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla de la Carta Digital.  Cuando el pedido cambie de estado, le aparecerá una notificación que le advertirá sobre el cambio.

Por ejemplo, en este caso, hemos aceptado el pedido, por lo que el estado en el dispositivo del cliente se actualizará como “Pedido aceptado”:

Desde el apartado pedidos, el cliente podrá consultar en todo momento el estado y ampliar durante el proceso su comanda en caso de que quiera incluir nuevos productos.